راه های کنترل زمان در کارها

کنترل زمان هدر رفته بین روز

شاید برایتان سوال پیش بیاید که هر چقدر هم ما برنامه ریزی خوب زمانی داشته باشید باز هم روزتان پر از زمان هایی است که بیهوده تلف می شود مثلا زمان منتظر بودن مترو و اتوبوس یا زمانی که یکی از کلاس های شما برگزار نمی شود.شما باید بتوانید برای این موقعیت ها هم نوعی برنامه ریزی داشته باشید.

در دنیای امروز با پیشرفت علم و تکنولوژی با استفاده از ابزار ها و نرم افزار هایی که همیشه همراه شما هستند، بسیاری از کار ها را می توان انجام داد و برای این وقفه های بین روز از هدر رفتن زمان جلوگیری کنید مثلا با یک نرم افزار موضوع حضور و غیاب پرسنل خود را چک کنید.

برنامه ریزی زمانی داشته باشید

اکثر افراد وقتی که یک روز خود را آغاز می کنند هیچ اطلاعات دقیقی درباره ی زمان بندی آن روز خود ندارند. بسیاری از محققین به این نتیجه رسیده اند وقتی فردی برنامه ریزی زمانی یک روزش را جایی ثبت نکند نمی تواند بفهمد که چه میزان از ساعت روز خود را صرف کار های بیهوده کرده است.

پیشنهاد ما این است که اگر تا امروز روال منظم و دقیقی نداشتید ابتدا بعد از اتمام یک روز، کارهایی که انجام داده اید را روی کاغذ بیاورید و در روز های آتی بهترین کار این است که حساب تک تک کارها را داشته باشیم تا ببینیم در روز چقدر از زمان ما صرف چه کارهایی شده است. اگر این زمان بندی را ثبت کنید، به نتیجه های خوبی می رسید و این انتظار را نداشته باشید که در روز های اول دقیقا طبق برنامه عمل کنید.

 

در کار ها از دیگران کمک بگیرید

بسیاری از افراد بر این باورند که همه ی کار ها را فقط باید خودشان انجام دهند تا آن کار به نحو احسنت انجام شود.در واقع فکر می کنند اگر کار توسط شخصی غیر خودشان انجام شود خراب می شود که این عمل باعث می شود زمان زیادی را صرف مشکلات خود کنید. درصورتی که برخی متخصصان چنین می گویند که کارهایی که در انجام دادنشان خوب هستید را خودتان انجام دهید و همچنین کارهایی که مجبور به انجامشان هستید را به شخص دیگری واگذار کنید.

فرض کنید شما کاری را به خوبی بلد نیستید پس مجبورید مدت‌زمان بیشتری برای آن صرف کنید در صورتی که اگر همین کار را به فرد دیگری که کمی مطمئن باشد واگذار کنید مدت‌زمان بیشتری برای وظایف اصلی خود خواهید داشت.

پس یک راه صرفه جویی در زمان این است که اول به یک شناخت عالی از توانایی های خود برسید و کار هایی که کمی از حیطه ی توانایی شما خارج است را به دیکران واگذار کنید.

 

انرژی خود را تقسیم کنید

بیشتر مردم به این موضوع معتقدند که کار صبح بهتر انجام می شود ولی شاید بهتر این باشد که از همان ابتدای صبح که انرزی بیشتری داریم با تقسیم روز به بازه‌های 90 دقیقه‌ای برای کار کردن، میزان تمرکز را افزایش دهیم تا در میانه های روز یا شب با خستگی فراوان و بی حوصلگی شدید روبرو نشویم و کمک می‌کند که کار بیشتری در مدت‌زمان کمتری انجام شود.

توجه کردن به موضوع تقسیم انرژی بدن به طول روز برای بازدهی بهترکار ها ضروری است. در واقع وقتی شما با انرژی و احساس خوب به یک موضوع تمرکز می کنید بازده ی بهتری میگیرید و از کار مداوم روی یک موضوع حوصله تان سر نمی رود.

 

فایل های راهنما را حتما بخوانید

شاید این موضوع یک بحث پیش پا افتاده برای بعضی از افراد باشد ولی بسیاری از مردم  هستند که تا به حال چند بار برایشان پیش آمده است که بعد از خریدن محصول جدید، راهنمای استفاده از آن را مطالعه نمی کنند. شاید ساعت ها وقت بذارید برای یادگیری استفاده از آن وسیله ی جدید ولی اگر یک بخش کوچک این زمان را صرف مطالعه ی راهنما می کردیم هم با همه ی قابلیت ها آشنا می شدید و هم در زمان خود صرفه جویی می کردید.زمان گذاشتن کوتاه و مطالعه یک فایل راهنما دخیلی بهتر از آت است که ساعت ها خود را درگیر استفاده کنیم.

فرض کنید یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی خریده اید و روش تعریف اثر انگشت را بلد نیستید بهتر است به راهنمای سی دی مراجعه کنید تا این که همه ی منو ها را خودتان بررسی کنید.

 

با روند زندگی بزرگان آشنا شوید

کمتر افرادی دیده می شوند که بدون تلاش به درجات بالایی برسند. هیچ فرد برجسته و موفقی بدون تلاش برنامه ریزی و هدف گذاری نتواسته به مراتب بالای موفقیت برسد.پس اگر ابتدای کتر هستید از تجربه و سبک زندگی بزرگان حتما استفاده کنید و آن ها را الگوی خود قرار دهید. شما هم اصول اولیه‌ی کارهای روزانه‌ی خود را در نظر بگیرید و به فکر راه‌هایی برای افزایش کارآمدی خود باشید.

مثلا اگر مدیرت یک سازمان را برعهده دارید مراحل رسیدن به موفقیت مجموعه های بزرگی همچون اپل ایده بگیرید یا اگر قصد تحصیل در مراحل بالایی را دارید از برنامه ریزی استادان بزرگ خود و تجربه ی آن ها استفاده کنید.سپس یادداشت کنید تا فراموش نشود.

 

برانگیختن انگیره را بیاموزید

در طول زندگی هر شخص هدفی خاص وجود دارد. این هدف اصلی اگر خیلی بزرگ است شما باید به هدف های کوچک تر تقسیم کنید و دقیقا آن ها را برای خود مشخص کنید. مثلا دوست دارید یک ماشین بخرید یا فرض کنید می خواهید یک زبان برنامه نویسی را یاد بگیرید. یک عکس از هدف خود تهیه کنید و آن را به عنوان انگیزه ای در جلوی چشم خود قرار دهید. یادآوری اهداف و فکر کردن به آن‌ها انگیزه‌ی خوبی را برای تحمل سختی‌ها در فرد ایجاد می‌کند. هر موقع که احساس کردید از مسیر کار منحرف می‌شوید چند ثانیه به آن نگاه کنید.

 

تفاوت سیستم کنترل تردد با سیستم حضور وغیاب چیست؟

آیا سیستم کنترل تردد می تواند به جای دستگاه حضور و غیاب استفاده شود؟ برای پاسخ به این سوال، ابتدا باید به تعریف مختصری از هر یک ازسیستم ها بپردازیم.

همواره امنیت یکی از مهم ترین نیازهای جوامع بشری است.با پیشرفت تکنولوژی راهکارهای جدیدی برای تامین امنیت جوامع بشری ایجاد شده است. سیستم کنترل تردد یک سیستم هوشمند برای کنترل رفت و آمدو همچینین ایجاد نظم و امنیت درمکان هایی است که عبور ومرور برخی از افراد یا وسایل در آن مکان ممنوع می باشد.

در واقع دستگاه کنترل تردد دستگاهی است که توانایی شناسایی و احراز هویت افراد را دارد و بعد ازشناسایی سیگنالی جهت بازشدن مسیر ورودی صادر می کند.

حال میخواهیم بدانیم دستگاه حضور و غیاب چیست؟ وظیفه اصلی دستگاه حضور وغیاب ثبت دقیق ساعات ورود وخروج کارکنان وکنترل ورود وخروج کارکنان برای محاسبه دقیق حقوق با توجه به اضافه کار، مرخصی های روزانه وساعتی و… است.

حال میخواهیم بدانیم تفاوت دستگاه کنترل تردد با دستگاه حضور وغیاب چیست؟

دستگاه کنترل تردد بیشتر برای ایجاد امنیت ومحدودکردن دسترسی به برخی از مکان های خاص استفاده میشود برای مثال از دستگاه کنترل تردد بیشتر در فرودگاه ها ویا بانک هاو… استفاده می کنند.ولی از دستگاه های حضور وغیاب بیشتر برای ثبت ورودوخروج کارکنان ونظارت برکارکنان استفاده می شود. گاهی برخی از سیستم های کنترل تردد توانایی ثبت ورود وخروج را دارند ولی گزارش دهی در این دستگاه ها به صورت کلی است. دستگاه های حضور وغیاب به راحتی می توانند از برنامه های پیشرفته ای استفاده کنند که توانایی ثبت کامل اطلاعات کارکنان رادارد وکارفرمایان میتوانند نظارت کامل برروی کارکنان خودداشته باشند.

به طورکلی دستگاه های کنترل تردد ساعت، تاریخ وزمان تردد را دراختیارکاربرانش قرار می دهد ولی دستگاه های حضور وغیاب میزان کارکرد کارکنان، اضافه کار، کسری کارو مرخصی های روزانه وساعتی را دراختیار مدیران وکارفرمایان قرارمی دهد.

3 اشتباه رایج کارفرمایان در مورد دستگاه حضور و غیاب

3 اشتباه رایج کارفرمایان در مورد دستگاه حضور و غیاب

 

دستگاه حضور و غیاب

1.سیستم حضوروغیاب پر هزینه و گران قیمت است:
تصور کنید برای مجموعه خود نیاز به استخدام دو کارمند در بخش محاسبه حقوق و ثبت تردد دارید.از طرفی بحث حقوق قانونی و هزینه های آنها و از طرفی دیگر مشکلات عدم دقت کافی یا اشتباهات رایج در هنگام محاسبه کارکرد و ثبت تردد را هر ماه میبایست تحمل کنید.به نظر شما نصب و بهره برداری از یک دستگاه حضور و غیاب بهمراه نرم افزار محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد گزینه بهتری نیست؟!حال تصور کنید که این محصولات را از فراتکنو تهیه کرده باشید.نهایت دقت و کیفیت پشتیبانی همراه شما خواهد بود.

متاسفانه بسیاری از مدیران و کارفرمایان یک شرکت اختصاص بودجه برای خرید دستگاه های حضور وغیاب راهزینه ی اضافه و بدون بازدهی می دانند. ولی مدیران ورئیس های کسب وکار های مختلف باید بدانندبا ثبت ورود وخروج کارکنانشان با دستگاه حضور وغیاب می توانند  ازساعات کاری کارکنان خود با دقت بیشتری مطلع شوند ودرصورت نیاز ساعات کاری کارکنانشان را افزایش یا کاهش بدهند و بااینکار راندمان کارکنانشان را افزایش دهند.

2.سیستم حضور و غیاب روی کارکنان تاثیر منفی می گذارد:
شرح ماجرا و شکل پرسش را باهم مرور میکنیم.
کارمندان یک شرکت از نصب و کنترل تردد در مجموعه خود ناراضی هستند و هیچ نگرانی در مورد محاسبات اشتباه حقوق و مزایای خود ندارند.قطعا این حرف اشتباه است.اتفاقا کارمنده شاغل در مجموعه با حس اطیمینان بیشتری نسبت به محیط کسب و کار رفتار کرده و دیگر نگران اشتباهات رایج انسانی در مورد محاسبه حقوق و دستمزد خود نیستند.

بسیاری از کارفرمایان ومدیران عقیده دارند سیستم های حضورو غیاب باعث ایجاد احساس محدودیت ونظارت روی کارکنان است. ولی مدیران و کارفرمایان باید بدانند همه ی کارکنان مثل هم نیستند و ممکن است بعضی از کارکنان تعهد کاری، نداشته باشند و بخواهند در کارشان اهمال کاری یا تقلب کنند درنتیجه یکی از بهترین شیوه های نظارت روی این کارکنان ثبت دقیق ساعات ورود و خروجشان  در دستگاه حضور وغیاب است.

سوالی که در اینجا پیش می آید این است که چرا به صورت دستی حضور غیاب نکنیم؟ زیرا در ثبت حضور وغیاب به صورت دستی بازهم احتمال تقلب زیاد است و فرد می تواند ساعت ورود وخروجش رادقیق ننویسد وحتی اگر یک نفر را برای نظارت روی حضور وغیاب دستی قرار دهند ممکن است که روابط افراد بایکدیگر بازهم روی ثبت دقیق زمان ورود وخروج تاثیر بگذارد.

3.صرفه جویی در زمان:
اگر با میزان وقتی که برای محاسبه حقوق و دستمزد آشنا نیستید پس باید بگوئییم برای شما درک این مطلب سخت خواهد بود.تصور کنید از 5 روز قبل از سررسید ماه تا 3 روز بعد از سررسید ماه فقط مشغول محاسبه و چک کردن باشید.زمان بسیار زیادی که میتواند برای انجام امور مهم مجموعه شما حیاتی باشد.

پس جمله وقت طلا است در این مورد بسیار نمود واضحی دارد.پروسه های زمانگیر تسویه و محاسبات پیچیده مرخصی و ساعات اضافه کاری و ضرایب آن ها قطعا چالش برانگیز ترین قسمت های یک محاسبه ساده حقوق ماهیانه برای مجموعه شما خواهد بود.البته محاسبه ساده در مورد کسب و کارهایی به کار برده میشود که از محصولات فراتکنو اسفاده میکنند.

انتخاب سختی نخواهد بود.مقایسه بین زمان تنظیم قرارداد یک مناقصه و سودآوری برای مجموعه شما در مقابل زمان طاقت فرسا و بعضا پر از اشتباه محسبات حقوق و دستمزد و ….!فراتکنو با ارائه راهکارهای عملی در حوزه  کسب و کار، همراه شماست!

حقوق هر یک از کارکنان یک سازمان با توجه به ساعتی که کار کرده اند مشخص می شود. آخر هر ماه حساب کردن حقوق کارکنان با توجه به کسری کار، اضافه کار، مرخصی های روزانه و ساعتی محاسبه می شود که اینکاراگر به صورت دستی حساب شود علاوه بر زمانبر بودن اینکار امکان اختلاف بین کارفرما وکارکنان راافزایش می دهد.